業務の中で欠かせない、ミーティング業務。
朝礼、夕礼、ケース会議、研修など様々なミーティングが毎日の業務となり、当たり前と捉えていると思います。
しかし、そのミーティングは本当に必要なのでしょうか？例えば、情報共有として夕礼が重要なのは重々承知ですが、議論が白熱し過ぎて残業になっているなんていうケースも多くあると思います。今回はそんなミーティングについてのヒントをお伝えします。

なぜミーティングをするのか？

• 利用者様の情報共有のため

• するべき行動の準備のため

• 何かしらの意思決定のため

• 今までの習慣

一部ではありますが、「なぜ？」を考えると、このような意見がでてきます。
ミーティングは有効でご利用者様のケアをする上で、欠かせない情報共有の場です。
しかし、”時間ばかりがだらだらと過ぎてしまう””書いてあることを読めば終わるのに・・”といったミーティングがあるのも事実です。そういったミーティングは「今までの習慣」で行っていることがほとんどです。
そこで今回は「今までの習慣」で行っているミーティングに着目します。

本当に必要なのかを考えてみる

一つの例として、夕礼を挙げてます。
夕礼では以下の内容を共有している事業所が多いです。

• 今日の利用者様の状況や稼働率などの周知

• 次の日の利用者様の注意事項や欠席確認、送迎ルートの確認

• その他トピック

果たしてこの内容は本当に話合わなければいけない内容だったのかをよく考えましょう。

• その夕礼にスタッフ全員が参加する必要があったのか？

• 直接伝える必要があったのか？

• 他に伝える手段はなかったのか？

実際、本当に伝えたい内容は一部であり、そのほかはノートに記載し、必ず閲覧してもらうオペレーションに切り替えるなどの方法をとることで解消できるミーティングもでてくるかもしれません。

情報を溜めておくところを一つに集約する

ではまず何から始めたら良いのか？
すぐできるところでは、ミーティングの時に使用する議事録を情報共有の連絡ノートとして活用してみましょう。
ここで大事なのが「気づいたこと」「情報共有をすべきこと」が起きたときは必ず記載するというルールと場所を作りましょう。
他にもスタッフが小さいメモ帳を持ち、書いた後は所定の箱に入れる、付箋にメモをして連絡ノートに貼り付けるでも良いでしょう。
気づいたときにはここに必ず書き、まとめておくというオペレーションをとることが重要です。（ヒヤリハット運用にも使えます）

そこで出てきた情報を集約して「この情報だけは面と向かって伝えないといけない」情報以外は各自が閲覧する仕組みにしましょう。
閲覧したら必ずサインを行うなどすることで「知らなかった」を防ぐことができます。

いまこそ見直す時期

今回はミーティング、特に今までの習慣で行っているものにフォーカスしました。
習慣で行っている業務は他にもあります。
業務効率化を目指すといって介護ロボットやICT化を進めないといけないと思われがちですが、まずは身近なところにヒントがあるかもしれません。
これを機に一度見直してみませんか？

この内容が皆様の”ヒント”となれば嬉しいです。

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